Politika privatnosti

Obavijest o privatnosti — Kognis web i CORE
Verzija: 21. rujna 2026.

1. Tko obrađuje podatke

XIPHOS d.o.o. za usluge, Blatišće 23, 51511 Polje, Hrvatska, OIB 39402063665, kontakt info@xiphos.hr, voditelj je obrade podataka za vlastite upite, ugovaranje, naplatu, korisničke kontakte i zaštitu svoje usluge. Kognis je naziv usluge, a ne zasebna ugovorna strana.

Za sadržaj koji organizacija unosi u CORE ona određuje svrhe i pravnu osnovu, a Xiphos obrađuje podatke u njezino ime prema ugovoru o obradi (DPA). Pitanja o zaposleničkim ili drugim podacima u takvom sadržaju prvenstveno uputite svojoj organizaciji; ako zahtjev stigne Xiphosu, proslijedit ćemo ga nadležnoj organizaciji i pomoći u postupanju. Ova obavijest nije privola za tu obradu.

2. Podaci, svrhe i pravne osnove

Podatke primamo od vas, vaše organizacije ili ovlaštenog poslovnog kontakta. Iz upita i poslovnih kontakata obrađujemo ime, poslovnu e-adresu, organizaciju, odabranu uslugu i sadržaj poruke radi odgovora i dogovora. Kod narudžbe obrađujemo identitet poslovnog korisnika i predstavnika, adresu i podatke za račun, OIB ili drugi identifikator, odabrani paket, cijenu, status plaćanja i evidenciju prihvaćenih dokumenata. To uključuje vrijeme prihvata te tehničke podatke poput IP-adrese i vrste preglednika radi dokazivanja narudžbe i zaštite od zlouporabe.

Pravna osnova je izvršenje ugovora ili predugovorne radnje na zahtjev osobe kada je ona ugovorna strana; za kontakte i predstavnike organizacija legitimni interes za poslovnu komunikaciju, upravljanje ugovorom i dokazivanje ovlaštenja. Računovodstvene i porezne evidencije obrađujemo radi zakonskih obveza. Za nužne zapise pristupa, otkrivanje zlouporabe i obranu pravnih zahtjeva oslanjamo se na odgovarajući legitimni interes, uz razmjernost i zaštitu prava osoba. Za obradu koja zahtijeva privolu tražimo je zasebno; upit, račun i pretplata ne znače prijavu na marketing.

3. Primatelji, infrastruktura i AI

Podacima pristupaju ovlaštene osobe u Xiphosu i ugovorni pružatelji u nužnom opsegu, osobito hosting i tehnička podrška, dostava poruka te računovodstvo kada je potrebno. Produkcijska aplikacija i baza CORE-a smještene su kod Setcora u Hrvatskoj. Privatne datoteke pohranjuju se preko Bunny.net/BunnyWay d.o.o. na poslužiteljima u Njemačkoj, uz aplikacijsku enkripciju i razdvajanje podataka organizacija. Xiphos dodatne kriptirane kopije čuva na vlastitoj infrastrukturi u Hrvatskoj. Aplikacijska enkripcija ne znači da je ovlaštena obrada u aplikaciji tehnički onemogućena.

Javni obrasci koriste Cloudflare Turnstile za zaštitu od automatizirane zlouporabe. Ta provjera može obrađivati tehničke podatke uređaja, veze i uporabe; nije dio pohrane CORE dokumenata. Ako se ponudi i odabere kartično plaćanje, podatke za naplatu obrađuje Stripe na svojoj stranici, a Xiphos prima status i identifikatore transakcije, ne puni broj kartice. Za te pružatelje moguća je međunarodna obrada prema njihovim primjenjivim uvjetima i zaštitnim mjerama. Xiphos mora osigurati primjenjiv mehanizam za prijenos izvan EGP-a; informacije i preslike zaštitnih mjera dostupne su na zahtjev, uz zaštitu poslovnih tajni.

AI modul trenutačno nije omogućen klijentima. Moguća buduća aktivacija zahtijeva zasebnu narudžbu ovlaštenog predstavnika i prethodne informacije te ugovoreni dodatak o konkretnoj obradi. Osnovna pretplata sama ne uključuje slanje sadržaja vanjskom AI pružatelju.

4. Rokovi i brisanje

Upite u pravilu čuvamo do godinu dana nakon posljednje komunikacije, a dulje samo za otvorene obveze ili opravdanu potrebu dokazivanja u primjenjivom roku zastare. Podatke o računu i ugovoru čuvamo tijekom odnosa te u zakonskim računovodstvenim i poreznim rokovima i rokovima potrebnima za ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva. Kod otvorenog spora ili zakonske zabrane brisanja čuva se samo potreban opseg do završetka razloga zadržavanja. Sigurnosne zapise zadržavamo prema dokumentiranoj potrebi za otkrivanje i istraživanje incidenta, dokazivanje relevantnog događaja i propisanim obvezama; ne koriste se kao trajni arhiv sadržaja korisnika.

Sadržaj organizacije vraća se i briše prema njezinim zakonitim uputama i DPA-u. Iz kriptiranih sigurnosnih kopija nema pojedinačnog izdvajanja radi brisanja; uklanjaju se rotacijom cijele kopije, najkasnije 12 mjeseci nakon brisanja iz aktivnog sustava, uz obvezne kraće zakonske rokove. Kopije su izdvojene iz redovite uporabe. Pri oporavku prethodna brisanja moraju se ponovno provesti. Rok kopija nije dopuštenje za zadržavanje podataka bez opravdane svrhe.

5. Sesije, prava i kontakt

Za prijavu, sigurnost obrazaca i održavanje korisničke sesije koriste se nužni kolačići i slična tehnička pohrana. Uz upit se mogu pohraniti izvor dolaska i kampanjske oznake. Ako dopustite analitiku prve strane, obrađujemo ograničene događaje korištenja radi poboljšanja weba, bez upisivanja sadržaja poruka u analitiku; odabir možete promijeniti u postavkama kolačića. Nenužno praćenje ili marketing ne smiju se uključiti bez odgovarajuće prethodne osnove i, kada je potrebna, privole. Ova usluga ne donosi isključivo automatizirane odluke koje za osobu proizvode pravne ili slično značajne učinke.

Prema primjenjivim uvjetima imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost i prigovor obradi na temelju legitimnog interesa te povlačenje privole ako je obrada na njoj utemeljena, bez utjecaja na raniju zakonitost. Zahtjev pošaljite na info@xiphos.hr; provjeravamo identitet razmjerno riziku i odgovaramo u zakonskom roku, u pravilu mjesec dana. Imate pravo na pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP) ili drugom nadležnom nadzornom tijelu. Nužni ugovorni podaci potrebni su za narudžbu i uslugu; bez njih zahtjev možda neće biti moguće izvršiti. Bitne promjene ove obavijesti objavljujemo s datumom verzije i, kada je potrebno, izravno priopćavamo korisnicima.