Uvjeti korištenja

Uvjeti B2B korištenja i SaaS pretplate na Kognis platforme
Verzija: 21. rujna 2026. — izdanje 2.

1. Pružatelj i poslovni korisnik

Pružatelj je XIPHOS d.o.o. za usluge, Blatišće 23, 51511 Polje, Hrvatska, OIB 39402063665, MBS 080820538, Trgovački sud u Rijeci; kontakt: info@xiphos.hr. Kognis je naziv platformi i usluga, a ugovorna strana je XIPHOS d.o.o., osim ako je u posebno prihvaćenom ugovoru izričito naveden drugi pružatelj.

SaaS sustavi namijenjeni su isključivo organizacijama i osobama koje ih ugovaraju u okviru svoje poslovne, profesionalne ili javne djelatnosti: društvima, obrtima, samostalnim djelatnostima, ustanovama, udrugama i drugim organizacijama. Ne nude se za privatnu potrošačku uporabu. Osoba koja naručuje ili prihvaća uvjete potvrđuje da je ovlaštena zastupati imenovanog poslovnog korisnika. Sam upis OIB-a ili označavanje poslovne kupnje ne može isključiti prisilna prava osobe koja u stvarnom odnosu ima položaj potrošača.

2. Predmet i ugovorni dokumenti

Pretplatom se ugovara vremenski ograničen pristup hostiranoj platformi putem interneta, u opsegu odabranog paketa. CORE je sustav za upravljanje obvezama, rizicima, kontrolama, aktivnostima i dokazima. Paketi Simple, Standard i Advanced razlikuju se prema prihvaćenom opisu ponude. Ne stječe se vlasništvo nad programom, izvorni kod ni trajno pravo korištenja nakon prestanka pretplate. Neisključivo dopuštenje uporabe funkcionalnosti služi izvršenju ugovorene SaaS usluge.

Ugovor čine prihvaćena ponuda ili narudžba, potvrda prihvata od Xiphosa, ovi uvjeti i dodatak o obradi osobnih podataka (DPA), koji je za CORE sastavni dio ugovora. Poseban obostrano prihvaćen ugovor ima prednost u pitanjima koja izričito uređuje; DPA ima prednost za obradu osobnih podataka. Prisilni propisi uvijek imaju prednost. Ovi uvjeti ne mijenjaju zasebne ugovore o edukaciji, savjetovanju, implementaciji ili isporuci programa za instalaciju kod kupca. SaaS pristup uključen u edukacijski paket također je dopušten samo poslovnom korisniku.

3. Narudžba, prihvat i aktivacija

Prije slanja narudžbe kupac može pregledati paket, razdoblje, podatke za račun, porez, ukupnu cijenu, način plaćanja, uvjete i DPA te ispraviti podatke. Ovlašteni predstavnik imenom potvrđuje poslovnu svrhu, svoje ovlaštenje i prihvaća dokumente za imenovanog poslovnog korisnika. Narudžba je ponuda kupca za sklapanje ugovora. Nakon evidentirane cjelovite uplate Xiphos prihvat potvrđuje posebnom porukom e-pošte i dostupnim trajnim zapisom; kod odobrene besplatne ponude potvrda slijedi bez uplate. Ugovor je sklopljen kada je izričita potvrda prihvata dostupna kupcu. Potvrda primitka narudžbe ili uputa za uplatu sama nije prihvat ugovora. Ako narudžba nije prihvaćena, naplaćeni iznos vraća se bez nepotrebnog odgađanja. Uvjeti i DPA mogu se spremiti i ispisati prije naručivanja, a njihove točne prihvaćene verzije dostavljaju se uz potvrdu ugovora. Zaseban vlastoručni potpis nije potreban.

Aktivacija slijedi nakon ugovorenih provjera, povezivanja organizacije i ispunjenja uvjeta plaćanja. Potvrda mora navesti početak i kraj plaćenog pristupa ili način njihova određivanja. Pripremni upit ili tehničko povezivanje sami ne pokreću plaćeno razdoblje. Naručitelj mora imati potrebna ovlaštenja za organizaciju kojoj se pristup dodjeljuje.

4. Cijena, razdoblje i obnova

Primjenjuju se iznos i obračunsko razdoblje prihvaćeni pri ugovaranju. Neto cijena, primjenjivi PDV i ukupna obveza prikazuju se odvojeno. Godišnji paket obuhvaća jedno godišnje razdoblje; točni datumi navedeni su u potvrdi. Popust vrijedi samo za izričito navedeni opseg i razdoblje. Jednokratna implementacija, dodatne usluge i troškovi trećih osoba naplaćuju se samo ako su zasebno prihvaćeni.

Automatska obnova postoji samo ako su prije prihvata jasno prikazani ponavljajuća naplata, učestalost, cijena ili način njezina određivanja i način otkazivanja. Kod tako ugovorene kartične pretplate naplaćuje se sljedeće razdoblje do otkazivanja obnove. Bankovna uplata i besplatno probno razdoblje sami po sebi ne daju ovlaštenje za automatsku naplatu. Bez izričitog ugovora o obnovi, nastavak zahtijeva novu potvrdu i uplatu. Otkaz obnove može se dostaviti na info@xiphos.hr ili kroz korisnički portal kada je ta mogućnost dostupna; pravodobna obavijest prije početka sljedećeg razdoblja sprječava njegovu naplatu. Xiphos potvrđuje primitak.

Promjena cijene ne djeluje na već plaćeno razdoblje. Za buduću automatsku obnovu nova se cijena dostavlja na trajnom mediju najmanje 30 dana unaprijed, uz mogućnost otkaza prije primjene; ako obavijest nije pravodobna, promjena se odgađa. Nadogradnja ili sniženje paketa i pripadajući obračun provode se tek nakon prikaza i prihvata promjene. Porezni tretman ovisi o stvarnom statusu kupca i primjenjivim propisima.

5. Probni pristup i korisnički računi

Trajanje i opseg probnog pristupa određeni su odobrenjem prikazanim korisniku. Probni pristup ne prelazi u plaćenu pretplatu bez zasebnog prihvata. U demonstracijskim i lokalnim razvojnim okruženjima koriste se sintetički ili odgovarajuće anonimizirani podaci; stvarni povjerljivi i osobni podaci ne unose se bez izričito ugovorenih uvjeta obrade za to okruženje.

Poslovni korisnik upravlja svojim ovlaštenim korisnicima, ulogama i pravodobnim ukidanjem pristupa. Računi se ne dijele. Korisnik štiti vjerodajnice, koristi dostupne sigurnosne mehanizme i bez odgađanja prijavljuje kompromitaciju. Pristup za drugu organizaciju, preprodaja ili pružanje platforme trećima dopušteni su samo u izričito ugovorenom opsegu. Xiphos smije provjeriti ovlaštenje prije promjene administratora, izvoza ili drugih osjetljivih radnji.

6. Dopuštena uporaba i intelektualno vlasništvo

Zabranjeni su nezakonit sadržaj, povreda tuđih prava, neovlašten pristup, zaobilaženje ugovorenih ograničenja, ometanje rada i sigurnosna testiranja bez prethodnog dogovora. Zakonom dopuštena prava, uključujući obvezne iznimke radi interoperabilnosti, ostaju očuvana. Podaci i sadržaj poslovnog korisnika ostaju pod njegovom kontrolom i pripadaju odgovarajućim nositeljima prava. Xiphos ih smije koristiti samo radi pružanja ugovorene usluge, postupanja prema dokumentiranim uputama ili ispunjenja zakonske obveze. Ovi uvjeti ne daju dopuštenje za prodaju tog sadržaja ili treniranje općeg AI modela na njemu.

7. Pružanje usluge, podrška i promjene

Xiphos pruža uslugu pažnjom dobrog stručnjaka, provodi održavanje i potrebne sigurnosne ispravke te zaprima prijave na info@xiphos.hr. Posebna dostupnost, odziv, vrijeme oporavka, sigurnosne kopije i dodatna podrška vrijede samo ako su izričito ugovoreni u SLA-u ili ponudi. Ovim uvjetima ne obećava se neprekidan rad ni nepostojeća certifikacija. O planiranim radovima koji bitno utječu na pristup korisnik se obavještava unaprijed kada je to razumno moguće; hitne sigurnosne intervencije mogu biti neposredne.

Promjene ne smiju proizvoljno ukloniti bitne plaćene funkcionalnosti tijekom ugovorenog razdoblja. Ako je zbog opravdanih sigurnosnih, zakonskih ili tehničkih razloga potrebna bitna nepovoljna promjena, Xiphos objašnjava razlog i obavještava korisnika, u pravilu najmanje 30 dana unaprijed. Ako se bitno ugovoreno svojstvo ne može očuvati ili primjereno zamijeniti, korisnik može raskinuti pogođenu uslugu i tražiti razmjeran povrat za neiskorišteno plaćeno razdoblje.

8. Poslovna odgovornost korisnika

Platforma pomaže organizaciji u radu; sama uporaba ne jamči regulatornu usklađenost, certifikat, prolazak nadzora ni određeni poslovni rezultat. Korisnik provjerava unesene podatke, prijedloge, predloške i izvještaje te donosi vlastite odluke i osigurava potrebnu stručnu provjeru. Zakonske odgovornosti uprave i organizacije ne prenose se na platformu. To ne oslobađa Xiphos obveze pravilnog pružanja ugovorene usluge.

9. Povjerljivost i osobni podaci

Obje strane štite nejavne poslovne, tehničke i sigurnosne informacije druge strane, koriste ih samo za ugovor i otkrivaju samo osobama koje ih trebaju znati i koje obvezuje povjerljivost. Iznimke su zakonito javne, neovisno razvijene ili zakonito primljene informacije te obvezno otkrivanje nadležnom tijelu, uz prethodnu obavijest kada je dopuštena. Obveza traje dok informacije imaju povjerljiv karakter.

Za osobne podatke koje Xiphos obrađuje u ime korisnika CORE-a primjenjuje se DPA kao sastavni ugovorni dodatak prema članku 28. GDPR-a. Elektronički prihvat dodatka i ugovora dovoljan je za ugovoreni pisani oblik; politika privatnosti opisuje obradu, a potvrda upoznavanja s njom nije privola ispitanika ni zamjena za DPA. Za vlastito ugovaranje, naplatu i zakonske evidencije Xiphos djeluje kao zaseban voditelj obrade. AI trenutačno nije aktivan dio usluge; za pojedinog klijenta zahtijeva izričitu narudžbu, prethodno ugovoreni dodatak s podacima o obradi i posebnu aktivaciju. Za ostale Kognis usluge opseg obrade mora biti određen odgovarajućim dodatkom prije obrade osobnih podataka.

10. Neispunjenje, obustava i raskid

Strana prijavljuje povredu i, ako je otklonjiva, ostavlja drugoj strani razuman rok, u pravilu 15 dana, da je otkloni. Bitna neotklonjena povreda omogućuje raskid uz obrazloženje. Neplaćanje nesporne dospjele obveze može dovesti do obustave nakon opomene i dodatnog roka. Kod ozbiljne neposredne sigurnosne prijetnje ili očite nezakonite uporabe dopuštena je razmjerna hitna obustava, uz obavijest bez nepotrebnog odgađanja i ponovno omogućavanje usluge nakon otklanjanja razloga.

Otkaz obnove ostavlja pristup do isteka plaćenog razdoblja. Za običnu promjenu odluke poslovnog korisnika nema potrošačkog prava na odustanak u 14 dana ni automatskog povrata već korištene usluge. Prava zbog neispunjenja, nedostataka, dopuštenog raskida ili promjene pružatelja ostaju očuvana. Kod opravdanog raskida zbog bitne povrede Xiphos vraća razmjeran dio naknade za neisporučeno razdoblje, uz ostala zakonska prava. Povrat ili prestanak pretplate nisu zamjena za zaseban zahtjev za izvoz ili brisanje podataka.

11. Izlazak i promjena pružatelja

Ovlašteni predstavnik može na info@xiphos.hr zatražiti prijenos izvozivih podataka i digitalne imovine drugom pružatelju ili u vlastitu infrastrukturu, odnosno prestanak uz brisanje. U zahtjevu navodi organizaciju, odredište ili odluku o brisanju i kontakt ovlaštene osobe. Xiphos potvrđuje zahtjev, provjerava ovlaštenje i dogovara siguran kanal. Rok najave za početak prijenosa nije dulji od dva mjeseca, a prijelazno razdoblje nije dulje od 30 kalendarskih dana. U tom razdoblju nastavlja se ugovorena usluga, pruža razumna pomoć i navode poznati rizici prijenosa.

Ako prijenos u 30 dana nije tehnički izvediv, Xiphos to obrazlaže u roku od 14 radnih dana od zahtjeva i određuje zamjenski rok najdulje sedam mjeseci. Korisnik može jednom produljiti prijelazno razdoblje prema svojim potrebama. Ugovor za pogođenu uslugu prestaje po uspješnom prijenosu, odnosno istekom roka najave ako je zatraženo samo brisanje, uz potvrdu korisniku. Nakon prijelaznog razdoblja osigurava se najmanje 30 kalendarskih dana za preuzimanje podataka. Ovi uvjeti ne uvode posebnu naknadu za promjenu pružatelja ili kaznu za prijevremeni izlazak; redovna naknada obračunava se do prestanka usluge, a unaprijed plaćeni neiskorišteni dio vraća se razmjerno. Prisilna prava iz Akta o podacima ostaju očuvana.

12. Opseg izvoza i brisanje

Izvoz obuhvaća podatke organizacije unesene ili nastale uporabom usluge: organizacijske postavke i pripadnosti korisnika, poslovne zapise i njihove veze, obveze, kontrole, rizike, aktivnosti, revizije, izvještaje, priložene datoteke te pripadajuće metapodatke i zapise aktivnosti koji se odnose na korisnika, u granicama njegovih ovlasti i prava drugih osoba. Koriste se raspoloživi izvozi pojedinih modula; cjelovit prijenos organizira se uz podršku, sa strukturiranim strojno čitljivim podacima i izvornim datotekama. Prije ugovaranja konkretnog okruženja korisniku se daju podaci o raspoloživim formatima, strukturama i poznatim ograničenjima izvoza. Izvoz izvještaja sam po sebi nije cjelovita migracija.

Ne prenose se izvorni kod, interne tajne sustava, vjerodajnice, podaci drugih korisnika ili zaštićeni sadržaj trećih osoba za koji nema prava prijenosa. Iznimke se ne smiju koristiti za uskraćivanje izvozivih podataka ili neopravdano ometanje izlaska. Nakon isteka roka preuzimanja i uspješnog prijenosa slijedi brisanje izvozivih podataka korisnika, osim obveznog zakonskog čuvanja. Povrat i brisanje osobnih podataka, uključujući sigurnosne kopije, dodatno se uređuju ugovorom o obradi; rokovi i eventualna zakonita zadržavanja moraju biti unaprijed određeni i korisniku objašnjeni. Prava iz ovog odjeljka ne prestaju samo zato što je korisničko sučelje blokirano ili pretplata istekla.

13. Odgovornost i izvanredne okolnosti

Svaka strana odgovara za povredu svojih obveza prema hrvatskom obveznom pravu. Odgovornost za namjeru, krajnju nepažnju i druga prava koja se ne smiju ograničiti nije isključena. Ovi uvjeti ne uvode opće isključenje svake odgovornosti ni proizvoljan novčani limit. Korisnik razumno surađuje pri sprječavanju i smanjenju štete. Izvanredne vanjske okolnosti oslobađaju od odgovornosti samo pod zakonskim pretpostavkama; pogođena strana obavještava drugu, ublažava posljedice i nastavlja izvršenje čim je moguće. Običan tehnički kvar ili povreda dobavljača nisu sami po sebi viša sila.

14. Izmjene uvjeta, obavijesti i sporovi

Objava nove verzije sama ne mijenja već sklopljen ugovor. Za bitne promjene prava i obveza potreban je odgovarajući ugovorni prihvat; izmjene radi prisilnog propisa vrijede u njegovu opsegu. Korisniku se omogućuje uvid i pohrana verzije koju prihvaća. Evidencija prihvata dokumenta ne znači prihvat naknadno dodanih troškova ili promjena paketa.

Prigovori, ugovorne obavijesti, otkaz i zahtjevi za podatke dostavljaju se na info@xiphos.hr, a Xiphos odgovara na ugovoreni poslovni kontakt. Strane nastoje spor riješiti dogovorom. Primjenjuje se hrvatsko pravo, uz neposredno primjenjive propise EU-a i druga prisilna pravila. Ako posebnim valjanim sporazumom nije drukčije određeno, nadležnost suda utvrđuje se prema primjenjivim propisima. Hrvatski tekst mjerodavan je pri razlici u prijevodu, u mjeri dopuštenoj prisilnim pravom.

Dodatak o obradi osobnih podataka (DPA) — Kognis CORE
Verzija: 21. rujna 2026.

1. Stranke, prihvat i uloge

Ovaj DPA sastavni je dio ugovora o B2B SaaS pretplati između poslovnog korisnika identificiranog u narudžbi odnosno potvrdi ugovora i XIPHOS d.o.o. za usluge, Blatišće 23, 51511 Polje, Hrvatska, OIB 39402063665; kontakt za zaštitu podataka: info@xiphos.hr. Elektronički prihvat ovlaštenog predstavnika i prihvat ugovora od Xiphosa obuhvaćaju ovaj dodatak; zaseban vlastoručni potpis nije potreban. Točna prihvaćena verzija čuva se uz evidenciju prihvata i dostavlja uz potvrdu ugovora.

Korisnik je voditelj obrade podataka svoje organizacije, a Xiphos izvršitelj obrade. Ako korisnik sam djeluje kao izvršitelj, mora imati ovlaštenje svojeg voditelja za angažiranje Xiphosa kao daljnjeg izvršitelja; njegove upute moraju biti u skladu s tim ovlaštenjem. DPA ima prednost u pitanjima obrade osobnih podataka. Ne zamjenjuje pravnu osnovu obrade niti obavještavanje ispitanika. Za vlastito ugovaranje, naplatu i zakonske evidencije Xiphos je zaseban voditelj, prema politici privatnosti.

2. Predmet, trajanje i opseg obrade

Predmet je hostiranje, održavanje i podrška CORE radnog prostora: primitak, organiziranje, pohrana, prikaz, pretraživanje, izvoz, sigurnosno kopiranje i brisanje podataka radi upravljanja obvezama, rizicima, kontrolama, aktivnostima i dokazima korisnika. Obrada traje tijekom ugovorene usluge i ograničenog razdoblja povrata i brisanja iz odjeljka 8. AI analiza primjenjuje se samo na posebno uključenu i pokrenutu AI funkciju.

Ispitanici su korisnici računa, zaposlenici i suradnici organizacije, njezini poslovni kontakti te osobe navedene u unesenim evidencijama. Podaci obuhvaćaju identifikacijske i poslovne kontaktne podatke, uloge i organizacijsku pripadnost, poslovne zapise i dokumente, podatke o aktivnostima, vremenske oznake i tehničke identifikatore nužne za uslugu. Korisnik određuje konkretan sadržaj, primatelje unutar organizacije i rokove svojeg sadržaja te unosi samo nužne podatke. Posebne kategorije podataka iz članka 9. GDPR-a i podaci iz članka 10. nisu ugovoreni za redoviti unos; prije takve uporabe potrebno je posebno dokumentirati dopuštenost, opseg i dodatne mjere.

3. Dokumentirane upute i povjerljivost

Upute čine ugovor i DPA, dopuštene radnje ovlaštenih korisnika u sustavu i naknadne pisane upute ovlaštenog predstavnika. Xiphos obrađuje podatke samo prema tim uputama, uključujući prijenos u treće zemlje. Ako zakon nalaže drukčiju obradu, prethodno obavještava korisnika, osim zakonske zabrane. Odmah upozorava na uputu koju smatra protivnom propisima o zaštiti podataka i obustavlja spornu radnju do razjašnjenja. Ovlaštene osobe obvezuje povjerljivost; pristup ograničava na potreban opseg. Sadržaj korisnika ne koristi za vlastito oglašavanje ili treniranje modela.

4. Sigurnosne mjere

Xiphos održava mjere primjerene riziku prema članku 32. GDPR-a: aplikacijsko razdvajanje podataka organizacija i provjeru ovlasti pri pristupu; autentifikaciju i ograničavanje administratorskih ovlasti; zaštitu prijenosa; aplikacijsku enkripciju pohranjenih datoteka uz ograničen pristup ključevima; sigurnosne kopije, postupke oporavka, bilježenje sigurnosno relevantnih događaja, ažuriranje sustava i periodičnu provjeru djelotvornosti mjera. Promjene ne smiju bitno oslabiti ugovorenu zaštitu. Aplikacijska enkripcija nije tvrdnja da Xiphos tehnički ne može dekriptirati podatke pri ovlaštenoj obradi.

5. Podizvršitelji i mjesta obrade

Korisnik daje opće pisano odobrenje za sljedeći popis: SETCOR d.o.o. — hosting aplikacije i baze u Hrvatskoj; Bunny.net (BunnyWay d.o.o., Slovenija) — privatna pohrana aplikacijski kriptiranih datoteka na poslužiteljima u Njemačkoj. Dodatne sigurnosne kopije čuva Xiphos na vlastitoj infrastrukturi u Hrvatskoj, bez zasebnog podizvršitelja za tu vlastitu infrastrukturu. Datoteke iz privatne pohrane korisniku isporučuje aplikacija; ovaj opis ne uključuje javnu distribuciju korisničkih datoteka preko CDN-a.

Prije dodavanja ili zamjene podizvršitelja odnosno bitne promjene mjesta obrade Xiphos obavještava ugovorni kontakt najmanje 30 dana unaprijed, navodeći identitet, svrhu i lokacije. Korisnik u tom roku može obrazloženo prigovoriti zbog zaštite podataka. Stranke traže primjereno rješenje; ako ga nema, pogođena obrada kod novog podizvršitelja ne započinje, a korisnik može raskinuti pogođenu uslugu uz razmjeran povrat neiskorištene pretplate. Svaki podizvršitelj mora biti vezan odgovarajućim obvezama zaštite podataka; Xiphos ostaje odgovoran za njihove ugovorene obveze prema korisniku.

6. Neobvezne AI funkcije i međunarodni prijenosi

AI funkcije trenutačno nisu uključene u aktivnu uslugu. Aktivacija za pojedinog korisnika moguća je samo na izričit zahtjev njegova ovlaštenog predstavnika, uz prethodno ugovaranje dodatka koji određuje pružatelja, svrhu, podatke koji se šalju, mjesta obrade, rokove zadržavanja i zaštitne mjere. Zahtjev za aktivaciju nije zamjena za pravnu osnovu obrade podataka ispitanika. Prije aktivacije Xiphos mora osigurati odgovarajuće ugovore s pružateljem i, za prijenos izvan EGP-a, primjenjiv mehanizam iz poglavlja V. GDPR-a. Osnovna pretplata ne podrazumijeva slanje sadržaja vanjskom AI pružatelju. Ovaj DPA ne jamči unaprijed obradu AI podataka isključivo u EU-u niti potpuno nezadržavanje kod budućeg pružatelja.

7. Pomoć, incidenti i provjere

Xiphos bez nepotrebnog odgađanja prosljeđuje zahtjeve ispitanika korisniku i ne odgovara u njegovo ime bez upute, osim zakonske obveze. Uzimajući u obzir prirodu obrade i raspoložive informacije, pomaže pri pravima ispitanika, sigurnosti, prijavama povreda, procjenama učinka i prethodnom savjetovanju s nadzornim tijelom. O povredi osobnih podataka obavještava korisnika bez nepotrebnog odgađanja nakon saznanja; informacije o prirodi, pogođenim podacima i osobama, posljedicama, kontaktu i mjerama dostavlja čim su dostupne, po potrebi postupno. Ne čeka dovršetak istrage radi prve obavijesti.

Xiphos daje informacije potrebne za dokazivanje ispunjenja DPA-a te omogućuje i podupire revizije i inspekcije korisnika ili neovisnog revizora. Dogovaraju se razumna najava, povjerljivost i zaštita drugih korisnika; to ne ograničava hitnu provjeru nakon incidenta, opravdane sumnje ili zahtjeva nadzornog tijela. Troškovi izvan redovite pomoći dogovaraju se unaprijed i ne smiju onemogućiti obvezna prava; Xiphos snosi trošak otklanjanja vlastite utvrđene povrede.

8. Povrat, brisanje i sigurnosne kopije

Po prestanku usluge korisnik bira povrat podataka i brisanje preostalih preslika ili samo brisanje, uz rokove prijenosa i preuzimanja iz SaaS uvjeta. Xiphos nakon isteka dogovorenog roka preuzimanja briše podatke iz aktivnih sustava bez nepotrebnog odgađanja. Sigurnosne kopije su kriptirane i imaju rotaciju do 12 mjeseci. Podaci se iz postojeće kopije ne izdvajaju radi pojedinačnog brisanja, nego se uklanjaju istekom i uklanjanjem cijele kopije, najkasnije 12 mjeseci nakon brisanja iz aktivnog sustava. Xiphos dokumentira nužnost takvog roka i primjenjuje kraći rok kada to zahtijevaju prisilni propisi ili obvezujuća odluka; ovaj maksimum ne ograničava zakonska prava ispitanika. Do uklanjanja kopije su izdvojene iz redovite uporabe, zaštićene i koriste se samo za nužan oporavak; pri obnovi ponovno se provode evidentirane naredbe za brisanje. Na zahtjev daje potvrdu izvršenog brisanja i objašnjava preostale zakonske iznimke, njihov opseg i rok. Zakonski obvezno zadržani podaci izoliraju se i ne koriste za druge svrhe. Ove obveze traju do konačnog povrata odnosno brisanja.